ライフハックちゃんねる

ちょっとした工夫、裏技などのまとめブログ

説明がうまいなと思わせる人の7つの共通点

   


はじめに

説明上手の人を見ると「おぉ、この人優秀だなぁ」と感じますよね。

「自分の言いたいことをわかりやすく説明する」ことは、どんな仕事でも重要な能力です。

そこで、説明上手の人達に共通する7つのポイントをまとめてみました。

説明上手になるコツを理解し、説明下手をなおしましょう。

最初に話の地図をわたす


Photo by Comstock Images / Comstock

今から何について話すのかを最初に明示する。

話す前に、「これからどんな話をするか」を予告しましょう。相手の聞く準備が整い、話が伝わりやすくなります。

たとえば、「この話のポイントは3つあります」「鍵となるのは、〜なんです」と言うと、相手に伝わりやすくなるでしょう。

結論を先に、結論と理由は必ずセットで説明する。

結論を話したら、すぐに「なぜなら〜」と続けましょう。なぜなら、説得力のある理由がなければ相手を納得させることはできないからです・

ゆっくり話す


Photo by Thinkstock Images / Comstock

「間」を置きながら、しみ入るように話せ

早口でしゃべり倒すと、相手の理解が追いつきません。

話のポイントごとに間をおきましょう。相手が内容を整理する時間が生まれるので、より内容が伝わりやすくなります。

「。」ごとに半呼吸の間を、話しの論点ごとに2呼吸ほどの間を、意識してつくりましょう。

程よいタイミングで休憩する

説明が長くなる時は、適宜休憩をしましょう。

脳科学者のジョン・メディナ氏によれば、人間の集中のピークは15分以上続きません。どんな面白い話でも、長々続くと、聞き手の集中力が持たないのです。

ポイント、ポイントで休憩を挟んだり、「今までの部分はよろしいですか?」と質問タイムにしましょう。

話をまとめて、相手の記憶に刻み込む


Photo by Photodisc / Photodisc

最後にまとめを入れる

人間はものごとの最初と最後に最も集中しています。(初頭効果と終末効果)

だから、最後に要点をまとめると、大事なポイントが確実に相手の頭に残るようになるのです。

話の最後に、話した内容の要約をしてください。伝達力が倍増します。

まとめ言葉を使え

まとめる時は「まとめると」「最後におさらいをします」という「まとめ言葉」を使いましょう。

まとめ言葉を使うと、それまで聞いていなかった相手も「お、まとめか。ここだけはちゃんと聞いておこう」と思わせられるので、話の要点が伝わりやすくなります。

相手の立場にたって話す


Photo by Jupiterimages / Comstock

「抽象的なテーマ」と「具体的な内容」を交互に説明する

抽象的なテーマでは、人はなかなか理解できません。具体例で補足してください。

たとえば、学問的な概念を話したら、日常生活の具体例で相手に内容をイメージさせるのです。

必ず話を具体化しましょう。

「相手の前提知識」だけではなく、「相手が理解できる言葉」を知る

「相手の理解できる言葉」で話しましょう。

たとえば、お年寄りに、ハードディスクレコーダーの良さを説明するなら「2TBの大容量で、コンテンツを大量に保存できる」というよりも「1000時間もテレビが録画できるんですよ」と言った方がわかりやすいですよね。

相手の持っている、相手に響く、簡単な語彙を使ってください。

相手を迷わせない


Photo by Gary Cornhouse / Digital Vision

説明の間、迷うことがない。

説明の際に「えーと、これはどうするんだっけ」と迷うことほど、相手を戸惑わせることはありません。

「何を説明するのか?」を事前に書きだし、迷うような場所は下調べをして説明できるようにしてください。

迷うくらいなら、その箇所の説明は省いた方がマシです。

話に流れがある。行ったり来たりしない。

話が行ったり来たりすると、聞き手は混乱します。

どんな筋道で説明するのかを事前に決めておきましょう。

慣れないうちは、メモに箇条書きで「言いたいこと」を書きだし、伝える順番に番号をふると良いでしょう。話に筋道が生まれ、格段にわかりやすくなります。

わかりやすさは、準備から生まれる


Photo by George Doyle / Stockbyte

話すべき内容をまず箇条書きにしてみる。

話がわかりにくい人は、そもそも「何を話したいか」が明確に決まっていないことが多いです。だから、話がまとまらない、わかりにくい。

話をわかりやすくするには、「何を話したいか」を定義することです。

箇条書きで言いたいことを書き出せば、自分が何を話そうとしているか明確になり、話す内容が整理されます。言いたいことをを箇条書きで書きだしましょう。

・説明しようとしていることを要素に分解する
 ・各要素の役割を明確にする
 ・各要素間の関係を明確にする(時間軸、依存関係、対応関係など)

箇条書きで話の要素を書き出したら、各要素の関係をメモに書き込みましょう。

具体的には、「結論」「理由」「具体例」「補足」のように、箇条書きした要素に役割をつける。箇条書きした内容に、番号をふり、話す順番を決めることです。

メッセージの役割、どの順番で話すかを考えれば、よりわかりやすい話が構築できるでしょう。

短く、シンプルに


Photo by Joao Canziani / Photodisc

「伝える」数と「伝わる」数は反比例

多くのことを同時に話そうとすると、結局、どれも印象に残らなくなってしまいます。

「本当に伝えたいことは何か?」を自問自答し、伝える情報をできるだけ減らしましょう。

より少ない言葉であればあるほど、相手にわかりやすくなります。話はシンプルに。

「…ですが」「…ので」の使いすぎに注意!

「…ですが」「…ので」を使うと、一文が長くなり、話がわかりにくくなります。

「課長の依頼を受けて取り組んだのですが、予想よりも良い成果をあげることができたので、今後も継続しようと考えているのですが・・・」

このように「ですが」「ので」を使うと、一文が長くなり、わかりにくくなります。
「ですが」「ので」を使いたくなったら、「です。」を使って、言い切りましょう。

 - Uncategorized

×
CLOSE
CLOSE